オフィスソフト

「Excel」のVLOOKUP()関数とピボットテーブル--組み合わせて問題を効率的に解決

複雑な計算も、「Excel」の複数の機能を組み合わせることで効率的に処理できる場合がある。ここではVLOOKUP()関数、データの入力規則、ピボットテーブルを使った出張手当の算出方法を紹介する。

 多くの解決策では、単純な関数やフィルター以上のものが必要になる。たとえば、会社で出張手当を支給する場合、どの従業員にも同額の手当を出張日数分足していくはずだ。では、出張先によって手当の金額が異なり、1人の従業員が1日に複数の場所で働く可能性がある場合はどうだろうか。これを解決する方法は、実際にはさほど難しくないが、IF()ステートメントを使って一定の金額を出張日数分足していくだけで済むほど簡単でもない。

 本記事では、VLOOKUP()関数、データの入力規則、ピボットテーブルを組み合わせて、オフサイトの勤務地で働く従業員の手当を追跡するシンプルなアプリケーションを作成する。柔軟な構造になっているので、1日に複数のオフサイト勤務地で働く従業員にも対応可能だ。VLOOKUP()関数は、各勤務地のレコードについて適切な手当を返してくれる。またデータの入力規則により、入力を特定の勤務地に制限し、入力ミスや無効な勤務地を回避することができる。最後にピボットテーブルで、従業員別や日付別の手当の合計を計算できる。

 ここでは「Office 365」の「Excel」(デスクトップ版)を使用しているが、以前のバージョンでもかまわない。また、自分のデータを使ってもいいし、デモ用の.xlsxファイルと.xlsファイルをダウンロードしてもいい。多くの解決策と異なり、この解決策はブラウザー版で作成して使用することも可能だ。VLOOKUP()関数や、データの入力規則のリスト、ピボットテーブルの作成方法に関する知識は必要ないが、これらの機能をよく知っていると役に立つこともあるだろう。

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