オフィスソフト

MS「Office」の「クイックアクセスツールバー」--特定ファイル専用に設定するには

特定の「Microsoft Office」ドキュメントでよく使う機能やマクロを、そのファイルを開いているときだけ「クイックアクセスツールバー」に表示することができる。必要な機能をすばやく利用でき、利便性が向上するだろう。

 コマンドやオプションを特定のファイルで素早く使いたいときは、そのドキュメントでだけ「クイックアクセスツールバー」(QAT)に追加することができる。これにより、最も必要なツールやコマンドにワンクリックでアクセスできる非常に扱いやすいドキュメントになる。本記事では、デフォルトのQATを変更せずに特定のドキュメントのQATをカスタマイズする方法を紹介する。

 筆者は「Windows 10」の64ビット版システムで「Office 365」の「Word 2016」(デスクトップ版)を使用しているが、この機能はすべてのリボンバージョンで利用できる(手順が少し異なる場合もあるが)。Office 365デスクトップアプリはすべてQATをサポートしているため、「Excel」や「PowerPoint」などに応用することもできる。ただし、QATはブラウザー版には非対応だ。今回の説明では、デモ用のファイルは使用しない。

初期状態

 QATのカスタマイズに取りかかる前に、初期状態を確認しておこう。図Aに示すように、基本のQATには数個のアイテムしかない。「自動保存」「上書き保存」「元に戻す」「繰り返し」だけだ。自動保存はOffice 365の契約者だけが利用できる機能で、ファイルが「OneDrive」「OneDrive for Business」「SharePoint Online」に保存されている場合に有効になる。作業中に編集内容を自動的にクラウドに保存する機能だ。現在作業中のファイルはクラウドに保存されていないため、無効になっている。

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