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「Google Keep」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2019年上半期版(3)

「Google Keep」はグーグルが提供する無料のメモアプリ。さまざまな機能が搭載されているが、そのなかから知っていれば便利と筆者が推すものを4回に分けて紹介する。今回は、リンクの表示設定などを解説する。

 「Google Keep」というメモアプリが好きだ。Keepという文字の並びもいいし、語感もかわいい。それに何より直感的な操作感が気に入っている。一度使うと離れられないツールのひとつだと思う。

 2018年にGoogle Keepの便利技を上半期と下半期に分けて紹介してきた。本連載もそれに続き、業務効率化・合理化に役立つGoogle Keep便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、「iPhone SE」で使う場合を想定。

1.リンクの表示設定を調整し、メモのチェックを効率良くする

 外出先やPCを持たない場などで、さっとメモを取るのに便利なGoogle Keep。スマホにもアプリをインストールしておくと、活躍してくれること間違いなしだ。

 より快適に使うために、アプリを入れたらすぐに、細々とした設定をしておきたい。優先的にセッティングすべきは、リンクのプレビュー画像が表示されるようにしておくこと。

 左上のメニュー→「設定(歯車のような形のボタン)」→「便利機能の設定」→「リッチリンクのプレビュー表示」をオンにするだけでOKだ。

 こうしておくと、メモを一つひとつ開いて確認する手間なく、メモにリンクを入れているかどうかが一目でわかる。

 こういったささやかな設定の積み重ねが時短につながる。アプリをインストールしたら、まずは設定画面をよく見て、試験的に設定を変えてみて、自分に必要なものを見極めてほしい。

2.手が空いていないときは、入力の手間すら省く「音声メモ」を活用する

 スマホでGoogle Keepを使うメリットのひとつは、音声メモを活用できることだろう。

 たとえば歩いているときに、ふと思いついたことをメモしたい……。でも、わざわざ立ち止まってスマホを開いて、手で文字を打ち込むのは面倒くさい。

 そんなとき、音声メモが役に立ってくれる。使い方も簡単だ。まずは、画面下のマイクアイコンをタップしよう。

 すると「お話しください」画面が立ち上がり、スマホに向かって話した内容がテキストと音声で記録される。かなり精度が高いと思うが、後から手作業で修正する手間を省くため、できる限り明瞭な発音を心がけたいところだ。

 ひとつのメモに複数の音声を入れたい場合は、画面左の「+」アイコンをタップ。その後、「録音」をタップすると、再び「お話しください」画面になる。

 こうして音声メモを取った後は、タイトルに内容を入力しておこう。音声メモを取っただけでは、タイトルは無題のままだ。さらに、内容に関するタグを付けるほか、「音声」「音声メモ」などのタグを付けておくと、音声メモだけまとめて管理できるからおすすめだ。

3.リンク共有をオンにして、即共有できるようにしておく

 Google Keepで取ったメモは、共同編集者に送ることができる。複数人で共有し、同時に編集できる使い勝手の良さで知られるGoogle ドライブと同じような感覚で利用可能だ。Google Keepは、Google ドライブと比べると遥かにシンプルで簡潔なメモアプリではあるが、ヘビーすぎないトピックを少人数で管理するときに使う分には申し分ないと思う。

 共同編集者にメモのリンクをすぐに共有できるよう、事前に「共有設定」をしておくと良いだろう。左上のメニュー→「設定」→「共有」→「共有を有効にする」をオンに。

 こうしておくと、個別のメモを開いたときに画面下部に表示される3つの点が縦に並んだボタン→「共同編集者」をタップし、共有相手のユーザー名かメールアドレスを入力して右上のチェックマークをタップするだけで共有完了となる。

 共有相手には件名「◯◯さんがメモをあなたと共有しました - ××××」といったメールが届く(◯◯にはメモを共有したユーザーの名前、××××にはメモのタイトルが入る)。こちらも1と同様、あらかじめオンにしておきたい、時短・業務効率化に関わる重要な設定のひとつと言える。

 今回は2019年4月時点で利用可能な機能を紹介した。皆さんも自分にとって快適なGoogle Keep小技と出会ってほしい。今後もGoogle Keepはより良い形で変化していくと思う。また適当なタイミングで、新たな小技をご紹介したい。

 第4回に続く。

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