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「Evernote」だから簡単にできる--名刺をすばやく活用するための保存と整理

新生活、とくに出会いの機会が多い4月。名刺を交換するタイミングは数知れない。だが、受け取った名刺の管理を後回しにしていると、どんどん溜まって、面倒くさく感じるように。そこで、「Evernote」で簡単にできる名刺管理法を紹介する。

 新生活、とくに出会いの機会が多い4月。名刺を交換するタイミングは数知れない。今のうちから名刺管理法を決めて、実践しておきたいもの。

 受け取った名刺をデスクの引き出しに適当にしまったり、とりあえず箱に入れたりと、管理を後回しにしていると、名刺がどんどん溜まっていき、どうしても面倒くさく感じるようになる。そのまま管理すること自体を放置し、必要なときに名刺を取り出そうと思っても、探し出すのに時間がかかったり、最悪の場合、見つからなかったり……なんてことにもなりかねない。

 だからこそ、名刺管理の習慣はできる限り早いうちから、作業が億劫にならない段階から、始めておくことが大事なのだ。歯を磨いたり、トイレに行ったりするのと同様に、あたりまえの習慣として。

 さて、名刺管理法といえば、日付順にボックスに並べたり、名前順にファイルに入れたり、名刺管理アプリに取り込んだりと、いろいろな管理法がある。今回はメモサービス「Evernote」で簡単にできる名刺管理法をご紹介する。

Evernoteプレミアムに申し込む

 Evernoteには「ベーシック」(無料)、「プラス」(有料)、「プレミアム」(有料)、「Evernote Business」(有料)の4つのプランがある。

 名刺を写真に撮ってEvernoteに画像としてアップする、というだけならベーシックでも対応できるが、名刺をスキャンしてデジタル化するなら、プレミアムかEvernote Businessのいずれかを選択しなければならない。

 今回は個人での利用のため、組織利用向けのEvernote Businessではなく、プレミアムに申し込んだ(月額600円/14日間無料トライアルが可能)。

 プラン変更と並行して、スマホにEvernoteアプリをインストールしておこう。これでEvernoteを使って名刺管理する準備は整ったといえる。

Evernoteのカメラで名刺を撮影

 名刺を平らなところに置き、Evernoteアプリを開いて「+」をタップし、左下に表示されるカメラマークをタップする。「写真を撮影」を選択し、名刺を真上から撮影しよう。

 このとき、自動撮影機能を使用しているなら、名刺とは対照的な明るさの背景に名刺を置くこと。明るめな色の名刺であれば暗い背景に、暗めな色の名刺であれば明るい背景に置くのをおすすめしたい。

 しばらく名刺にカメラを向けていると、名刺内の取り込むべき情報に「撮影中」の文字が表示され、数秒のうちに自動的にシャッターが切られる。その後、名前と役職、会社、メール、電話、その他の情報(住所、ツイッターIDなど)が取り込まれる。とてもスムーズだ。

名刺の保存

 ほぼ正確にスキャンできるが、加筆修正したい箇所があれば、自由に編集可能。問題なければ右上の「保存」をタップして完了しよう。

 これで名刺の保存そのものは終わりだが、編集画面から「ノート」を選択すれば、ノートに補足情報をテキストで入れておくこともできる。相手の特徴や相手に関するメモなどを入れておくと良いだろう。あとから相手のことを思い出すためのヒントになり、コミュニケーションを円滑にするのに役立つかもしれない。

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