表計算ソフトウェアは現代のビジネスにおいて欠くことのできないものとなっており、いつかはきちんと向き合うことになる。しかし、表計算ソフトウェアに求める機能は人それぞれで、「Microsoft Office」の「Excel」が持つ強力な機能など必要のないユーザーも多い。
会計士のように毎日数字を処理しているわけではない者にとって、Excelを含むMicrosoft Officeは、法外な価格であるかもしれない。ビジネスユーザーの場合は年額99ドル、家庭で利用する場合は月額6.99ドル、または「Office Home & Student 2019」のライセンスに149.99ドルを支払うことになる。
それだけのお金がない、そういった機能を必要としていない、あるいは単に節約したいという場合には、クラウドからの入手や自分のPCへのインストールが可能な、Microsoft Excelの代替として使えるツールがたくさんある。何よりいいのは、こうした代替ツールが無料であることだ。
1.「Googleスプレッドシート」
「Googleスプレッドシート」は、Microsoft Excelに相当するクラウドベースのGoogle製品で、平均的なExcelユーザーが必要とすることならたいていこなせる。クラウドでホスティングされ、ウェブブラウザでも動くので、プラットフォームに依存せず、「Windows」「macOS」「Linux」システムで利用できる。
計算結果を失う心配もない。Googleスプレッドシートはすべてを「Google Drive」に保存するので、コンピュータがクラッシュしても重要なデータについては心配無用だ。
Googleの他のオフィスツールと同様に、Googleスプレッドシートにはリアルタイムのコラボレーション機能があり、複数のユーザーが同時に1つのスプレッドシートを編集できる。他ユーザーのカーソル位置がスプレッドシート内に表示され、そのユーザーが何か作業をすれば、その様子を同時に見ることができる。スプレッドシートのウインドウでチャットもできる。
だが、一部のExcelユーザーが必要とする高度な機能はないので、Excelのパワーユーザーなら、必要な機能が利用できるかどうか、乗り換える前に確かめた方がいい。Googleスプレッドシートにアップロードすると、Excelスプレッドシートの数式が壊れてしまう問題も報告されている。「.xls」ファイルや「.xlsx」ファイルを自分のPCからGoogleスプレッドシートにアップロードする際は、問題が生じることもあるので注意が必要だ。
長所としては、Googleスプレッドシートでもまだスクリプトを利用できる点が挙げられる。ただし、「Visual Basic for Applications」ではなくJavaScriptベースだ。
2.Microsoft Officeの「Excel Online」
Microsoftは、Googleに負けじとばかりに、独自のオンライン版Officeを開発した。その中に含まれているのは、デスクトップ版のExcelではなく、Googleスプレッドシートと競合する機能縮小版のExcelだ。
これが意味するのは、Excel Onlineが使い物にならないとか、時間を掛ける価値がないということではなく、GoogleスプレッドシートよりExcelに似ているのは確かだということだ。なので、使い慣れたインターフェースの方がいい場合には、Google製品に移行せずにExcel Onlineを選ぶべきかもしれない。
Excel Onlineは、平均的なExcelユーザーにお勧めだ。デスクトップ版の基本機能をすべて備えつつ、自動でクラウドストレージの「OneDrive」にドキュメントを保存する機能が加わり、「Office 365」や「Office 2019」にはないリアルタイムのコラボレーションツールがある。
Excelのパワーユーザーなら、Excel Onlineは使わないほうがいいかもしれない。よく使う機能の多くがないか、制限されているか、表示しかできないからだ。VBAスクリプトや、外部データの結合、検索と置換、高度なグラフ機能もない。これらの機能はいずれもExcel Onlineに搭載されているが、表示しかできない。
