クラウドサービス

「G Suite」を使った共同作業--「Hangouts Meet」会議で文書を共有

「Hangouts Meet」「Google Calendar」「Google Drive」という3つの「G Suite」アプリを組み合わせることで、遠隔にいる複数のユーザーが会話をしながら共同で作業することがより容易になる。

 Google Driveから、「Google Doc」「Google Sheet」「Google Slide」「Google Image」やPDFなどのアイテムを選択して、予定に添付する。それらのファイルの共有設定を調整するよう促されることもある。その場合は、予定に招待したユーザーに対して、アイテムの閲覧、コメント、編集のいずれかの権限を付与できる。できるだけ多くのユーザーに参加してもらいたいのなら、共有するGoogle Doc、Sheet、Slideへの完全な編集アクセス権限をユーザーに付与した方がいいかもしれない。(図C)。


図C:会議のゲストに添付ファイルへのアクセスを許可するよう促される場合もある。上の画像はウェブ版のプロンプトだ。モバイル版のプロンプトでも、同様のファイル共有オプションを選択できる。
図C:会議のゲストに添付ファイルへのアクセスを許可するよう促される場合もある。上の画像はウェブ版のプロンプトだ。モバイル版のプロンプトでも、同様のファイル共有オプションを選択できる。

 会議を有効にして、添付ファイルを追加し、Calendarの予定を保存すると、システムが招待状を送信し、添付ファイルの権限を調整する。

 ヒント:ほとんどの予定では、新しいGoogle Docを作成して共有することを検討した方がいい。こうすることで、参加者たちは集まったときにテキストを共同で編集したり、一緒にアイデアを捉えたりできるようになる。そのために必要なのは、Docを作成して、予定に関連した名前(例えば、「Planning-2019-01-15」)を付けることだけだ。

Hangouts Meetで添付ファイルにアクセスする

 ウェブでHangouts Meetを使って会議を行っているとき、画面左下の書類クリップのアイコンを選択して、「Attachments」(添付ファイル)を選択すると、会議参加者が利用できるすべてのアイテムのリストが表示される。ファイルを選択すると、新しいタブで開かれる(図D)。

図D:Hangouts Meet会議中に、参加者はGoogle Calendarの予定に添付されたアイテムにアクセスできる。
図D:Hangouts Meet会議中に、参加者はGoogle Calendarの予定に添付されたアイテムにアクセスできる。

 モバイルのHangouts Meetアプリで会議に参加した場合は、アイテムが開かれて、ビデオが一時停止し、音声会議が続行される。例えば、Google Docを編集権限で開いた場合、そのコンテンツに関する音声会議を続けながら、編集も行うことができる。基本的には、Doc、Sheet、Slideなどのファイルを使って複数のユーザーと共同で作業し、ほかのユーザーの表情を見る必要がある時や、コンテンツの確認が終わった時に再びビデオへと切り替えることができる。


提供:Andy Wolber/TechRepublic

この記事は海外CBS Interactive発の記事を朝日インタラクティブが日本向けに編集したものです。

「クラウドサービス」で読まれている記事

TechRepublic Japanで人気の記事

編集部オススメ

トレンドまるわかり![PR]

財務・経理
人事・労務
マーケ・営業
購買・調達
生産・製造
データ分析
コミュニケーション
通信・通話
文書・コンテンツ
PC・モバイル
新興技術
ITインフラ
クラウドサービス
クラウドストレージ
IaaS
PaaS
プライベートクラウド
OS・ミドルウェア
開発
データベース
運用
セキュリティ

ホワイトペーパーランキング

  1. 5分でわかる、レポート作成の心得!成果至上主義のせっかちな上司も納得のレポートとは
  2. ノートPCは従来ながらの選び方ではダメ!新しい働き方にも対応する失敗しない選び方を徹底解説
  3. 問題だらけの現場指導を効率化!「人によって教え方が違う」を解消するためのマニュアル整備
  4. 緊急事態宣言解除後の利用率は低下 調査結果に見る「テレワーク」定着を阻む課題とその対応策
  5. たしか、あのデータは、こっちのアプリにあったはず…--業務改善のためのアプリ導入がストレスの原因に?

Follow TechRepublic Japan

このサイトでは、利用状況の把握や広告配信などのために、Cookieなどを使用してアクセスデータを取得・利用しています。 これ以降ページを遷移した場合、Cookieなどの設定や使用に同意したことになります。
Cookieなどの設定や使用の詳細、オプトアウトについては詳細をご覧ください。
[ 閉じる ]