業務用でも私用でも、愛用者の多い「Gmail」。原則無料にもかかわらず、非常にサクサクとした軽快な使用感には、一度使うと離れられない魅力、魔力がある。そう感じる方は少なくないのではないか。
2018年にGmailの便利技を上半期と下半期に分けて紹介してきた。本連載もそれに続き、業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、PCで使う場合を想定。
1．メール効率化のキモ「受信トレイ」を最適な状態に整える
受信トレイを最適化するのは、メール処理効率化につながる大事な行程だと思う。すべての受信メールを受け止める、入口であり玄関ともいえる受信トレイを整えよう。
「設定」ボタン（歯車のような形のボタン）→「設定」→「受信トレイ」で、「受信トレイの種類」を「デフォルト」「重要なメールを先頭」「未読メールを先頭」「スター付きメールを先頭」「優先トレイ」のいずれかを選択する。
「デフォルト」を選ぶと、メインタブの他、ソーシャルタブ、プロモーションタブなど、メールのカテゴリごとに“タブ”ができ、それぞれにメールを受信するスタイルとなる。
「重要なメールを先頭」「未読メールを先頭」「スター付きメールを先頭」を選ぶと、重要なメール、未読メール、スター付きメールを何通表示するか設定できる。
「優先トレイ」を選ぶと、重要な未読メール、スター付きメール、その他のメールの3つのセクション（※タブではない）にメールが自動で分類される。
自分が受け取るメールの内容や量などを踏まえて、どの受信トレイが最も使いやすいか、一度すべて試してみることをおすすめする。
2．メールをスレッド表示して、やりとりのプロセスを把握しやすくする
受け取ったメールを読んでいて、以前やりとりした内容を思い出せないとき、検索することがあると思う。しかし、検索にもそれなりに手間暇がかかるもの。
効率アップを求めるなら、同じトピックのメールをグループ化したほうがいい。もちろん1通ずつ管理するほうが好き、など好みはあると思うが、Gmailにも「メールをスレッド表示」する機能がある。
「設定」ボタン→「設定」→「全般」→「スレッド表示」で、「スレッド表示 ON」にチェックを入れよう。
こうしておけば、同じ件名のメールがスレッドで、ひとつながりのメールとして表示される。やりとりのプロセスも確認しやすくなること間違いなしだ。
特に自分個人宛ではなく、たとえば取引先と部下とがやりとりしているような、複数人でのメールのCCに自分が入っているときなどは、文章の隅から隅まで完璧に目を通すことはあまりないのではないか。
そんなときも、後で丁寧に確認する必要が生じた際、スレッド表示されていれば、やりとりの過程を簡単にチェックできる。
3．「送信＆アーカイブ」ボタン設置で、受信トレイを常時スッキリさせる
受信トレイをいつもスッキリした状態にしておきたい――。そんな人におすすめなのが、返信画面に「送信＆アーカイブ」ボタンを設置すること。
「設定」ボタン→「設定」→「全般」→「返信に [送信＆アーカイブ] ボタンを表示する」にチェックを入れたら設定は完了。
すると、メールを返信する画面で、普段「送信」ボタンのみが表示される場所に、「送信＆アーカイブ」ボタンが表示される。
「送信＆アーカイブ」ボタンを押すと、返信すると同時にアーカイブに入るため、受信トレイはいつも片付いた状態になる。
第4回に続く。
