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「Gmail」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2019年上半期版(2)

業務用でも私用でも、愛用者の多い「Gmail」。この連載では、毎回3つのGmail便利技を紹介する。第2回では、送信取り消しの方法などを解説。いずれも、ちょっとした技だが、知っていると便利だ。

 業務用でも私用でも、愛用者の多い「Gmail」。原則無料にもかかわらず、非常にサクサクとした軽快な使用感には、一度使うと離れられない魅力、魔力がある。そう感じる方は少なくないのではないか。

 2018年にGmailの便利技を上半期と下半期に分けて紹介してきた。本連載もそれに続き、業務効率化・合理化に役立つGmail便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第2回目で、PCで使う場合を想定。

1.送信取り消しをオンにして、メールでの失敗を予防する

 LINEで「メッセージの取り消し」機能が出たときは話題になった。「便利な機能だ」と歓迎する声が多かったように記憶している。

 しかし、手放しで喜ぶわけにはいかない機能だと私は思う。ご存知だろうか?LINEでメッセージを消去すると、やりとりしている相手とのスレッドに、「◯◯(ユーザー名)がメッセージの送信を取り消しました」と表示されることを。

 そう、メッセージをやりとりしている相手には、「あ、この人、メッセージを消したな」と気づかれるのだ。ログとして残る。

 LINEでメッセージを消去した経験はないが、送信した後にわざわざ消去しているという行為が、カッコいいとは思えないのは筆者だけだろうか。

 話を戻そう。Gmailにも同様の機能がある。機能が実装された際、さまざまなところでニュースになった「送信取り消し」である。

 こちらはLINEとは違い、送信を取り消しても相手方にバレることはない。とてもありがたい。本文に誤字を発見したとき、宛名を間違えていたとき、やっぱりもう一度推敲したいときなどに、とても重宝する。

 「設定」ボタン(歯車のような形のボタン)→「設定」→「全般」→「送信取り消し」で、「取り消せる時間」を5、10、20、30秒から選択しよう。

 筆者は30秒に設定している。送信〜取り消しまでの時間に、できる限り猶予があるほうがいいと考えているからだ。

2.メール本文の一部を表示して、開封前に概要を把握する

 Gmailでは届いたメールを「件名のみの表示」にするか、「件名+本文冒頭の一部を表示」にするか選択できる。

 開封した瞬間、ギョッとしたくないと思うなら、後者の設定にしておくのをおすすめする。届いた瞬間に概要を確認できるほうが、心臓に良いと思う。

 設定は簡単。「設定」ボタン→「全般」→「メール本文のプレビュー表示」で、「メール本文のプレビューを表示」にチェックを入れよう。

 こうしておけば、メール本文冒頭の一部がメール一覧に表示される。メールを開封せずとも、どのような内容のメールが届いたか一目瞭然。

 もし、「ちょっと深刻そうなメールだな」と感じる内容であっても、開封前に一呼吸置くことができるはずだ。

3.不在通知を設定し、仕事関係者を不安にさせない

 長期休みなどで、しばらく留守にする際は、「不在通知」を設定しておくと良い。Gmailでも不在通知の設定は簡単にできる。

 メールを送った相手を「ずいぶん長い間、返信がないけれど、何かあったのかな?」と不安にさせてはいけない。

 「設定」ボタン→「全般」→「不在通知」で、「不在通知 ON」にチェックを入れよう。こうしておくと、メールを受信した際、不在メッセージが自動で返信される。

 メールを1通ではなく、複数送信してきた相手には、4日に一度のペースで不在メッセージが届くことになる。

 件名とメッセージのほか、不在メッセージを送る開始日と終了日も設定できる。このとき「連絡先に登録されているユーザーにのみ返信する」にチェックを入れ、メールを送ってきた人全員ではなく、馴染みのある相手にだけ、不在メッセージを送るよう設定することも可能だ。

 第3回に続く。

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