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「G Suite」に「Office 365」を接続--ローコードツール「Microsoft Flow」を活用

「Office 365」と「G Suite」を接続するには、マイクロソフトのローコードツール「Flow」を活用するという方法もある。

 最新の「Android」デバイスを最大限に活用したいのなら、「Google Assistant」を使用する必要がある。「Siri」や「Cortana」と同様、Google Assistantもコンテキストベースのアラートや予測を提供するために、ユーザーのカレンダーやアドレス帳にアクセスする必要がある。重要な会議に向けて出発する時刻に警告を表示したい場合は、その予定をGoogle Calendarに保存しておかなければならない。

 しかし、すべてのユーザーがGoogleのメールとカレンダーのツールをデフォルトで使用しているわけではない。「Office 365」をAndroidデバイスで使用しているユーザーは、おそらく「Outlook」をダウンロードしているはずだ。そのユーザーのカレンダーはMicrosoftのサーバに保存されている。Outlookはメールと予定のキャッシュをローカルに保持しており、連絡先をAndroidの連絡先ツールと同期するが、そのデータの多くはユーザーのAndroidハードウェアからは見えない。もちろん、Office 365アカウントをGoogleのツール群と同期させている場合は、この限りではない。

 Outlookを使用しながら、メールとカレンダーをAndroidの標準アプリ群と同期させることには問題もある。それぞれのメッセージと予定を2回ダウンロードするため、スマートフォンに保存されるデータとスマートフォンの使用するデータが2倍に増えてしまう。

 OutlookのデータをGmailと同期させるツールは以前からあったが、APIやアプリケーション機能の変更により、それらの多くはもう機能しなくなっている。オンプレミスサーバからクラウドへの移行やモバイルデバイスの使用増加も問題を複雑化させている。重要な会議への招待をスマートフォンで受諾したとき、デスクトップツールが稼働していないこともあるからだ。

「Microsoft Flow」とはどんなものなのか

 それを解決する1つの方法が、MicrosoftのローコードプログラミングツールのFlowだ。「Dynamics 365」ビジネスアプリケーションスイートの一部であるFlowは、簡単にアプリケーションを統合して、接続周りに基本的なビジネスロジックを追加する手段を提供する。Flowの機能の一部は無料で提供されているので、Flowは固有のサブスクリプションがなくても使用できる。

 Flowは利用可能なコネクタを多数備えており、Microsoftとサードパーティーのサービスの両方でさまざまなエンドポイントを提供する。コネクタは標準アカウントとプレミアムアカウントで利用できるが、SalesforceやServiceNowなど、有料会員でなければ利用できないコネクタもある。幸い、Office 365と「G Suite」のサービスの接続は、有料会員でなくても実行できる。OfficeとGoogleのエンドポイントはすべて標準プランに含まれるからだ。

 現在、「Gmail」「Google Calendar」「Google Contacts」「Google Drive」「Google Sheets」「Google Tasks」のエンドポイントが提供される。それらに相当するOffice 365のサービスについても、同様のエンドポイントが存在するので、1つのサービスを別のサービス内にマッピングすることが可能だ。必要な機能性の多くは、「Office 365 Outlook」エンドポイントのトリガーによって処理される。これは「Microsoft Graph」を使用してOffice 365テナントの変更を監視し、ユーザーが監視している条件が発生したときに、Flowをトリガーする。

Office 365からG SuiteへのFlowの内側

 Office 365のカレンダーからGoogle Calendarにデータを転送するFlowを作成するのは比較的簡単だ。Microsoftはユーザーに代わってほとんどの作業を処理してくれるテンプレートを提供しているが、その構造を詳しく調べて、2つのサービスを接続するさらに複雑なカスタムワークフローの開発方法を理解することには価値がある。ユーザーはGoogle CalendarとOffice 365の両方のアカウントへのアクセスをFlowに許可する必要がある。これによって、両方のサービスのAPIを処理するための適切な認証トークンが設定される。

Office 365とGoogle Calendarを接続するFlowの構造。
Office 365とGoogle Calendarを接続するFlowの構造。
提供:Simon Bisson/TechRepublic

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