帳票管理

DocValue Contents:保管・検索・共有をパッケージ化した帳票管理サービス

帳票管理サービス「DocValue Contents」は、帳票の改訂を効率化する。検索機能で対象の帳票を短時間で探し出せる。文言差分に加え変更箇所を視覚的に把握できるイメージ差分機能も備える。

DocValue Contentsのポイント

  • 全文検索ではどこに検索対象の言葉があるのかを可視化
  • イメージ差分では比較して変更された部分を表示
  • 進捗管理と情報共有が可能なプロジェクト管理も利用可能

DocValue Contentsの製品解説

 トッパン・フォームズの「DocValue Contents」は、帳票の保管や検索、共有の機能をパッケージ化したクラウドサービス。帳票データを電子化し、クラウド上で一元管理することで帳票の改訂対応の効率化を支援する。個人保管のリスクを排除でき、担当者に依存せず最新版を短時間で探せるようになるほか、複数ファイルのリンクや派生管理なども容易になる。

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 検索機能を活用すれば、改訂対象の帳票をすぐに探し出せる。ドキュメント内のどこに検索ワードがあるかを可視化できる全文検索のほか、属性検索や関連部品検索も利用できる。帳票データ内の改訂対象箇所をマークアップしたPDFの出力も可能だ。

 新旧の差分を抽出する機能では、文言差分に加えて、2つのファイルをイメージ比較して変更された部分を表示するイメージ差分も利用できるため、どこが変更されているかをすぐに把握できる。また、進捗管理と情報共有を容易にするプロジェクト管理機能も搭載する。これにより、制作にかかわる複数メンバーで間で進捗の情報を共有することが可能だ。

 登録可能なファイルは、WordやExcel、PowerPoint、VisioといったOfficeのほかにテキストやXML、SVF、SVG、EPS、bmp、gif、tiff、png、jpgなど。IllustratorやInDesign、Photoshop、PDFも登録できる。全文検索できるのは、WordやExcel、PowerPoint、Visioに加えてテキストやXML、IllustratorやPDFとなっている。

 オプションで、事前に申請や承認などのワークフローを定義、実行し、タスクの実行とともに関連ユーザーにメールを送信できる機能を活用できる。帳票設計コンサルティングを活用して帳票を部品化することで一括改訂を可能にするフォームマネジメントサービスなどの機能もオプションとして利用できる。

DocValue Contentsのイメージ(出典:トッパン・フォームズ)
DocValue Contentsのイメージ(出典:トッパン・フォームズ)
DocValue Contentsのまとめ
用途と機能帳票の保管や検索、共有の機能をパッケージ化したクラウドサービス
特徴ドキュメント内のどこに検索ワードがあるかを可視化できる全文検索のほか、属性検索や関連部品検索も利用。文言差分に加えて、2つのファイルをイメージ比較して変更された部分を表示するイメージ差分にも対応。
税別価格初期費用400万円、月額費用30万円

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