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「Office」の使い方Q&A--「Outlook」メッセージを条件付き書式ルールで識別

今回のQ&Aでは、「Outlook 2016」のメッセージを色で識別する方法を解説する。

 Barrieさんは最近、「Office 2016」にアップグレードし、多くのユーザーと同様に、分類がなくなっているのを知ってがっかりした。裏技を使えば「Outlook」の分類を表示させることはできるものの、実行するのは少々やっかいで、うまくいかないことも多い。「Reclaim Outlook categories for IMAP accounts」(IMAPアカウントでOutlookの分類を復活させる)という記事を読めば、「Outlook 2016」での分類を利用する方法がわかる。ショートカットを作成して分類を利用すれば、メッセージだけでなく、Outlookアイテムすべてに分類を適用できる。ただし、メールメッセージインターフェースを使って最初にショートカットを割り当てなければならない。色を利用する手もあり、これなら裏技は必要ない。この記事では、条件付き書式ルールを適用して、受信するOutlookメッセージを色で識別する方法を紹介しよう。これから学ぶことを利用すれば、さまざまな方法でどれだけの数の条件でも強調表示できる。

 筆者は、デスクトップ版の「Outlook 2016」を64ビットの「Windows 10」システムで使用している。このテクニックは、「Office 365」のオンラインバージョンには適用できない。デモファイルはないが、必要ないだろう。

Outlookにおける条件付き書式について

 分類を利用すれば、色を手作業で指定してOutlookアイテムを識別でき、便利で融通が利く。条件付き書式でも、一般的な属性を共有する受信メッセージを識別できるが、そのメッセージがルールに従っているかどうかをOutlookが判断する。たとえば、上司から送られたすべての受信メッセージや、同じプロジェクトに関するすべてのメッセージを色づけしたいとする。どちらの場合でも、メールアドレスや件名のプロジェクト名といった、常に共通する属性がある。だが、上司が自宅のメールアドレスからメッセージを送ると、条件に合わなくなる。同様に、件名に間違いがあっても条件に一致しない。したがって、条件付き書式にリスクがないわけではない。

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