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「Gmail」メッセージを検索して一括削除--不要メールを整理する4つの手順

メールボックスにたまった電子メールの整理は、仕事の効率向上のためだけでなく、ストレージ容量を確保する上でも有効だ。「Gmail」において、不要になった電子メールを効率よく探し出し、削除する方法を紹介する。

 「Gmail」で電子メールを一括削除したいと思うことがあるかもしれない。これにはさまざまな理由が考えられる。たとえば、仕事と無関係の電子メールをアカウントから削除するため、あるいは、自分の生産性向上に向けた取り組みの一環として「インボックスゼロ」を達成するため、といった理由だ。もっとよくある理由は、添付ファイルが占めるストレージ容量を削減するため、だろう。また、「#NoEmail」を追求して、電子メールを永続的なアーカイブではなく、一時的な通信チャネルとして扱うようになる人もいる。

 Gmailでアイテムの一括削除を始める前に、現在の電子メールデータをエクスポートしておこう。これには「Google Takeout」(https://takeout.google.com)を使う。「Select None」(選択を解除)ボタンを押してから、「Mail」(メール)が表示されるまで下にスクロールし、Mailの右側のスライダを動かして「オン」に設定する(一部の電子メールだけをエクスポートすることも可能だ。この場合は、スライダの左側の下向き矢印を選択した後、1つまたは複数のGmailラベルを選んで、それらのラベルでタグ付けされたアイテムをエクスポートする)。

 ページ下部の「Next」(次へ)を選択した後、エクスポートのファイル形式、ファイルサイズ、配信方法を選ぶ。ダウンロードが完了するまで、またはエクスポートした電子メールが保存されたことを確認するまで、削除を開始しないでほしい(注意:「G Suite」を使用している場合、管理者がGoogle Takeoutへのアクセスを無効にできるようになっているため、バックアップについて管理者に相談してから作業を開始しよう)。

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