クラウドサービス バージョン管理

「Google Docs/Sheets/Slides」でファイルのバージョンを管理--旧版の参照を効率的に

「Google Docs」「Google Sheets」「Google Slides」は全て、ファイルの版(バージョン)に名前を付けて保存できる機能を備える。ここでは、同機能の使い方を解説する。

 「Google Docs」「Google Sheets」「Google Slides」は全て、ファイルの版(バージョン)に名前を付けて保存できる機能を備える。この機能は、必要なファイルの数を減らすのに役立つ。さらに、ドキュメントの以前の版をより簡単に確認することも可能にする。

 版に名前を付ける機能を使用しなければ、多くの場合、似たような名前のファイルが大量に生成されてしまう。例えば、クライアントの1人が、「このイベントに関する最新のファイルを簡単に見つけるには、どうすればいいのか」と筆者に尋ねたとしよう。「Google Drive」を検索すると、「2018 Event」「2017 Event」「2016 Event」「2015 Event」「2014 Event」といったファイルが多数表示された。お互いの改訂版であるファイルが多数存在すると、フォルダやファイル構造がすぐに乱雑になってしまい、必要なファイルを見つけるのが難しくなる。

 しかし、何年もの間、それが普通のやり方だった。私たちは新しいイベントがあるたびに新しいドキュメントを作成したり、既存のドキュメントのコピーを作成したりしていた。新しいイベントは新しいファイルを意味した。毎年変わるのは日付と場所、ゲストスピーカーの情報だけであったとしてもだ。

 現在では、内容が一定期間ほとんど変更されない場合は、新しいドキュメントを別に作成するより、ドキュメントの名前付きの版を作成する方が理にかなっている。これに該当するのは、例えば、定期的に更新されるいくつかのスライドを含む標準的なプレゼンテーションや従業員の経歴、日課のチェックリスト、毎月更新されるスプレッドシート、年次イベントの小冊子などだ。

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