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効率的で効果的な会議--実現に向けた5つのヒント

時間の無駄につながる会議が好きな人はいないにも関わらず、未だ非効率な会議が横行している。そこで、会議をできるだけ小規模かつ短くし、有益なものにするヒントをいくつか紹介しよう。

 会議については、オフィスでさまざまなジョークのネタになりつつある。果てしなく非効率な時間を費やすことだと言う人もいれば、意味のないプレゼンにあふれ、生産性の低下を招くものだと言う人もいる。ただ、会議はこんなものでなくてもいいはずだ。うまくやれば参加者の力を引き出し、迅速に決断したり、革新的な新しいアイデアを生み出したり、仕事を前に進めたりすることができる。こうした会議にするためのヒントを5つ紹介しよう。

1. 会議が効率化する文化を作り上げる

 会議の運営方法は、職場でのさまざまな事柄と同様、文化的な基準で決まることが多い。スケジュールを職場全員で共有し、ランチの場所を全員参加の会議で決めるような企業では、長時間でとりとめもない一見会議のように見える議論にほぼ全員がどっぷりと漬かっていることが多い。リーダーとして、読者の皆さんの役割は方向性を定めることになる。状況報告やとりとめのない議論程度のことに終始する代わりに、会議を最後の手段とし、メールや1対1および少人数での議論、さらにはカジュアルなディスカッションで解決できない場合にのみ設定するよう指示しよう。最初に「この会議でどんな結果を導き出そうとしているのか」を聞き、そして、会議が明確さに欠けていたり、他の方法でやる方がより良い結果に結びつくと思えたりする場合は終了させる。これだけでも方向性はすぐに変わってくる。

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