メール コミュニケーション

受信トレイを空っぽに保つヒント--メール管理術「インボックスゼロ」を実現するには

「インボックスゼロ」は、受信トレイを空っぽの状態に保つことで、電子メールを管理する手法だ。ここでは、インボックスゼロを実現するためのヒントを紹介する。

 プロフェッショナルが効率性と生産性を高める方法を常に求める傾向にあるのは常識だ。それは、全社的な取り組みを通して実現されることもあれば、電子メールの受信トレイのような個人的スペース内で実現されることもある。プロフェッショナルが多数の電子メールを受信することも、常識である。

 そこで「インボックスゼロ(Inbox Zero)」の出番だ。生産性の専門家である Merlin Mann氏によって考案されたインボックスゼロは、メインの受信トレイ(インボックス)を空っぽの状態に保つことで、電子メールを管理する手法である。このコンセプトは、複数の電子メールを受信トレイに放置しておく代わりに、それらの電子メールに対応するか、あるいはそれらをサブフォルダに分類することをプロフェッショナルに奨励する。

 ITコンサルタントで自称インボックスゼロファンのBen Taylor氏は、「インボックスゼロを目指すと、生活のストレスが大幅に軽減される。ひとたびインボックスゼロを達成できれば、それを維持するのは簡単だ」と述べた。

 ビジネスプロフェッショナルがインボックスゼロを達成し維持する11の方法を以下で紹介する。

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