オフィスソフト

「Outlook」で避けるべき行為--知られていないが実はよくない使い方

「Outlook」は、「Microsoft Office」に含まれる電子メールアプリケーションだが、そのパワーゆえに混乱を招く場合も多々ある。Outlookを正しい状態に保つコツをいくつか紹介する。

 「Outlook」は「Microsoft Office」ファミリーの問題児で、そのパワーゆえに混乱を招く場合も多々ある。われわれはOutlookを愛したいと思っている。すばらしい可能性を秘めているからだ。だが実際には、扱いにくいことが多く、間違いを犯してしまう。登場して何年も経つ製品ので、ほとんどの人は、大文字だけで書いてはいけないこと、スペルチェックを利用するのがいい考えであることを知っている。そこで、この記事では、読者には思いもよらないような、Outlookを正しい状態に保つコツをいくつか紹介する。

 筆者はデスクトップ版の「Outlook 2016」を使用しているが、これらのコツはそれ以前のバージョンにも応用できる。デモファイルはない。ブラウザ版には当てはまらないものもある。

1:「削除済みアイテム」フォルダーを保存場所として利用する

 「削除済みアイテム」フォルダーは、二度と読むことのないメールを入れておく場所だ。ITサポート部門がある大企業なら、おそらく知らないうちに誰かが定期的にこのフォルダーの中身を削除してくれているだろう。このフォルダーからメールを取り出そうとするのは、包装紙に包んだままうっかり捨ててしまったクリスマスプレゼントを、ゴミ収集車が回収を終えた後で取り戻そうとするようなものだ。しばらくメッセージを一時保存用のフォルダーに移動させたいなら、それもいいだろう。だが、「削除済みアイテム」フォルダーをそれに利用してはいけない。

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