オフィスソフト

「Word」で避けるべき行為--やりがちだけど実はよくない使い方

「Word」での文書作成時、思わずやりがちだが、場合によっては最悪な結末につながる使い方がある。ここでは、そのようなWordで避けるべき10の行為を紹介する。

 ナチュラリストのJohn Muir氏は、「何か1つを拾い出そうとすると、それが宇宙にある他のすべてのものにつながっていることに気づく」と述べている。Muir氏はナチュラリストとして自然界のことを言っているのだが、筆者は「Word」もそれと似ていると思った。Wordでする作業はすべて結びついていて、そうした結びつきが、予期や解決が難しい問題をもたらすことも往々にしてある。この記事では、Wordで避けるべき10の行為を紹介する。中には、短い一時的な文書に取り組んでいる場合なら無害な行為もある。だが、別の目的に使用される内容が含まれた長い文書だと、こうした悪習は最悪な結末につながる。事態の悪化や大惨事を招く前に、勉強し直して、悪習を絶ちきろう。

 筆者は64ビット版の「Windows 10」で「Word 2016」(デスクトップ版)を使用しているが、この記事の大半は、それ以前のバージョンやブラウザ版にも当てはまる。ダウンロード可能なデモファイルはないが、そもそもデモファイルは不要だろう。

1:「Normal.dotm」を変更する

 ユーザーが気づいていなくても、文書はすべて「Normal.dotm」テンプレートで始まる。このテンプレートには、新しい各文書の基本的な外観を決定する既定のスタイルとカスタマイズが含まれる。新しい文書を作成するたびに設定し直すのを避けるため、このテンプレートを変更することがあるかもしれない。だが、Normal.dotmを破損したり動かしたりすると、次回のWord起動時に新しいバージョンが作成され、そこにはカスタマイズした変更が反映されていない。次バージョンの「Office」へのアップグレード時にも、同じことが起こる可能性がある。

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