オフィスソフト

「Excel」でリストを使う--作成を効率化する5つの機能

「Excel」にはリストを作成したり管理したりする方法がいくつもある。ここでは、Excelでリストを操作するのに使え、生産性を上げるのに役立つ5つのツールを解説する。

 「Excel」では、「リスト」という言葉がたくさんの意味を持つ。通常リストと言えば、シートを作成した目的に照らして意味のある項目の列だ。Excelにとってリストは重要なものであり、だからこそ、Excelにはリストを作成したり管理したりする方法がいくつもある。この記事では、Excelでリストを操作するのに使える5つのビルトインツールをレビューしてみる。

 筆者は64ビット版の「Windows 10」で「Excel 2016」(デスクトップ版)を使用しているが、ここで紹介するテクニックは、それ以前のバージョンでも利用できる。自分のデータで作業してもいいし、、「.xls」または「.xlsx」形式のデモファイルをダウンロードしてもいい。ブラウザ版Excelの場合、オートコンプリートはサポートしているが、プルダウンリストには対応していないし、高度なフィルタリング機能も利用できない。また、既存シート内のデータ検証は可能だが、新規リストは作成できない。

1: オートコンプリート

 値をすぐ上のセルからコピーしたければ[Ctrl]+[']を押せばいいが、オートコンプリートを使えばもっと複雑な作業ができる。新しいデータを入力しようとすると、Excelは、以前に同じ列に入力した値と比較して、これから入力されるかもしれない値を予測する。この機能を使うのに何かをする必要はないので、いちばん簡単なリスト作成法だ。図Aを見ると、3つの列すべてでこの機能が使える。試しにB16セルを選択してLouisのlを打ち込んでみよう。Louisが最後に入力されたのは数行上だが、オートコンプリートが入力された文字を認識して値を最後まで入れてくれる。[Enter]を押すだけでタスクは完了だ。オートコンプリートされたくなければ、新しい値を入力し続ければいい。この機能を使うのに必要な条件は、値が連続したセルに入力されていることだ。

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