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「Google Drive」で文書を公開--広く一般と共有するには

「Google Drive」にあるドキュメントを配布することを目的に一般ユーザーと共有する方法を解説する。

 「Google Drive」は、適切な状況下で非常に便利な機能を提供する。具体的には、誰もが閲覧できる特定の文書をGoogle内から共有できる機能のことだ。おそらく、読者も誰かがこの機能を実際に使用するのを見たことがあるはずだ。一般ユーザーとの共有機能は、ある種のドキュメンテーションを配布するときにとても便利である。Google Driveを通しての文書共有が検索エンジンから発見可能になれば、利便性はさらに向上する。

 「文書を見てもらいたい特定の人々とだけ共有することが可能なのに、なぜ文書を一般公開する必要があるのか」と不思議に思っている人もいるかもしれない。

 その答えは簡単だ。広範に配布したい非機密ドキュメンテーションがあるとき、その文書をGoogle Drive経由で個々のユーザーやグループと手動で共有する方法だと、極めて長い時間がかかることがある。文書を閲覧または編集したいユーザーが新たに現れるたびに、そのユーザーとその文書を共有しなければならない。これは効率的な情報配布手段ではない。そこで一般公開機能の出番だ。

 これには注意事項が2つある。一般公開した文書は検索エンジンを通して利用可能だが、ユーザーが一般公開文書にアクセスする最善の方法は、リンクを使うことだ。したがって、文書のリンクを共有する必要がある。もちろん、そのリンクを知っている人も、そのリンクを配布して、文書について広く知らせることに貢献できる。

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