文書管理 ウイングアーク1st

SPA:仮想PDFでファイルを統合できる文書管理システム--個人情報管理も自動化

文書管理システムの「SPA」は、紙文書を電子化して管理する。仮想PDF技術で複数のファイルを統合可能なほか、原本はそのままに、セキュリティ設定やデータ削除も自動化できる。

SPAのポイント

  • 紙文書のファイリングルールをPDFの運用管理に適用
  • 仮想PDF技術で複数の電子ファイルを統合可能
  • 原本はそのままに、セキュリティ設定やデータ削除を自動化

SPAの製品解説

 ウイングアーク1stの「SPA」は、PDFや電子化したファイルを保管、活用する文書管理システムだ。企業の業務取引で必ず発生するPDFなどの電子ファイルや、紙をスキャニングして電子化したファイルを保管、活用できる。

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 紙文書のファイリングで使っていた仕分けのルールを、PDFファイルの運用管理に適用することが可能。仮想PDF技術で複数の電子ファイルを統合し、単一ファイルとして扱えるほか、原本の電子ファイルを保証しながら、条件を適応した電子ファイルの編集を自動化できる。

 また、日付や数字、文字列などの条件を設定することで、大容量データに対する高速な部分一致や範囲検索が可能。検索条件にヒットした帳票リストを出力することもできる。

 原本はそのままに、パスワード設定、印刷不可設定、透かしの埋め込み、アクセス制御、重要箇所の非表示、墨消しによるデータ削除を設定できる。例えば、顧客から送られてきた個人情報が記載された紙の提出書類について、該当する個人情報部分の墨消しを自動化して削除する、といった処理が可能だ。さらに、内部統制に有効な印刷や閲覧等情報の記録、記録管理によるドキュメントのライフサイクル管理などにも対応する。

 データをCSV出力することで、蓄積された膨大なファイルのデータ分析も可能となる。例えば、参照されていないドキュメントの統計を取って不要かどうかを判断し、廃止や見直しを検討するなど、業務の効率化にも役立てられる。

SPAのまとめ
用途と機能紙文書を電子化して業務プロセスを自動化する文書管理システム
特徴仮想PDF技術で複数の電子ファイルを統合し、単一ファイルとして扱える。原本はそのままに、パスワード設定、印刷不可設定、透かしの埋め込み、アクセス制御、重要箇所の非表示、墨消しによるデータ削除が可能。蓄積された文書の利用状況なども分析できる

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