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「Google Team Drives」をセットアップ--グーグルのチーム向けサービスでファイル共有

グーグルの「Team Drives」は、チームで共有するファイルを保存するためのスペースだ。ここでは、同サービスをセットアップする手順を見ていく。

 2017年3月以前は、人間のとる2つの行動が「G Suite」管理者に問題を引き起こすことがあった。

 1つめは、組織を辞めることだ。その場合、G Suite管理者は、辞める人の「Google Drive」ファイルのオーナー権限を新しいオーナーに譲渡していた。これらのファイルは、新オーナーのGoogle Drive上のフォルダに追加されていた。その新オーナーが組織を辞めるときは、再び別の新しいオーナーに譲渡されていた。

 2つめは、ファイルを移動することだ。これらの人々はファイルを1つのフォルダから別のフォルダへ移動する。ファイルをゴミ箱に移動することもある。こうしてファイルを移動する行為自体に問題は全くないが、共有フォルダ内のファイルやフォルダでそれを実行する場合は話が別だ。それをやってしまうと、ファイルを移動した影響が全ユーザーに及ぶからだ。

 「Team Drives」(チームドライブ)はG Suiteを使用する組織において、上記の問題を両方解決してくれる。Team Driveは、チームが所有するファイルの保存場所を提供するので、誰かが組織を辞めても、彼らがTeam Driveに保存したファイルはすべて残る。Team Driveは、ファイルを移動できるユーザーを制御する機能も管理者に提供するので、ファイルが予期せぬ場所に移動するのを防ぐことができる。

 G SuiteとGoogle Driveを使用する組織に属している読者のために、Team Drivesを作成して使用する手順を以下で説明する。

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