文書管理

ファイルをライフサイクルで管理--法改正で使いやすくなった文書管理システム5選

文書管理システムは、作成から廃棄までのライフサイクル全般の作業を一元管理し、情報を共有する。「改正電子帳簿保存法」で従来の「e文書法」に適用するための環境整備のハードルが下がったことも導入を後押ししている。

 企業のさまざまな情報が電子化された現在、そうしたデータを格納した膨大な数のファイルをいかに効率よく、かつ安全に扱えるようにするかが大きな課題となっている。そこで関心を集めているのが、電子文書をライフサイクルで一元管理する「文書管理システム」である。

 文書管理システムは、文書の作成から更新、閲覧、検索、保管、廃棄までのライフサイクル全般の作業を一元管理し、情報を共有する。エンドユーザーのアクセス権限を制御したり、文書のバージョンや履歴を管理したりすることで、業務効率が向上するほか、情報漏えい事故の防止などにも有効とされている。

 政府は、2015年末に改正した「改正電子帳簿保存法」で、証憑電子化に伴うスキャナ保存の要件を緩和した。この改正で従来の「e文書法」に適用するための環境整備のハードルが下がったことも文書管理システムの導入を後押ししている。

 ここでは主な製品を紹介する。下に挙げた以外にも、日立ソリューションズの「活文Contents Lifecycle Manager」、日立製作所の「uCosminexus DocumentBroker」などがある。

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