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「Office」の使い方Q&A--「Excel」で値の出現回数を条件付きで算出

「Excel」を使ったデータ抽出作業において、値の出現回数を条件付きで算出する方法を説明する。

 データ抽出作業をしているときに、「条件付きで」と言われるとお手上げのように思えるかもしれない。考えられないような条件でデータの抽出を依頼される可能性があるからだ。たとえば、Zahraさんは重複データをカウントしたいと考えているが、すべての重複データを数えたいわけではない。知りたいのは、2回を超えて繰り返し出現している値が、3回目から数えて何回出現しているかだ。つまり、ある値が5回出現しているとしたら、Zahraさんの知りたい値は「3」ということになる。この条件を言葉で説明するのは難しいが、幸いなことに、この条件を適用することはそれほどでもない。

 筆者は64ビット版の「Windows 10」で「Excel 2016」を使用しているが、ここで紹介する解決策は、ほとんどのバージョンのExcelで利用できる。自分のデータで作業してもいいし、「.xlsx」形式または「.xls」形式のデモファイルをダウンロードしてもいい。

準備

 図AのC列のデータを利用して、Zahraさんが求めている結果をCOUNTIF()式で算出する。E列から右のマトリックス表はなくてもかまわないが、D列の計算式を検証するための単純なカウント値をここに表示する。また、最終的なソリューションには、Zahraさんが求めている以上の機能も含めるつもりだ。では、順を追って説明しよう。

図A:重複している値を条件付きでカウントする。
図A:重複している値を条件付きでカウントする。

 次のセクションでは、重複を除外した値のリストを作成する方法と、Excelの行列入れ替え機能を利用してマトリックス表の見出し行を作る方法を学ぶ。マトリックス表に時間を割きたくない人は、次のセクションを飛ばして「ソリューション」のセクションに進んでもよい。

マトリックス表

 マトリックス表を作成する最初のステップは、フィルタオプションを利用して、重複を除外した値のリストを生成することだ。

  1. データを選択する。今回の例ではC2:C16だ。
  2. 「データ」タブをクリックしてから、「並べ替え/フィルタ」グループの「詳細設定」をクリックする。
  3. 「指定した範囲」オプションをクリックする。
  4. 「抽出範囲」フィールド内をクリックし、シート内の近くのセル(この例ではE2)をクリックする。
  5. 「重複するレコードは無視する」オプションにチェックを入れ(図B)、「OK」をクリックする。すると、図Cのように、重複を除外した値のリストが表示される。
図B:フィルタオプションを使用する。
図B:フィルタオプションを使用する。
図C:フィルタオプションを使用して、重複を除外した値のリストを作成する。
図C:フィルタオプションを使用して、重複を除外した値のリストを作成する。

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