オフィスソフト

「Excel」をデータベースとして利用する--空白セルのない柔軟なデータセットを目指す

「Excel」は表計算ソフトだが、「Access」の使い方を知らないユーザーがデータシートとして利用することも多い。ここでは、Excelをデータベースとして利用する場合のデータセットについて、空白セルという問題とその対処法を紹介する。

 「Excel」は表計算ソフトだが、「Access」の使い方を知らないユーザーがデータシートとして利用することも多い。Excelをデータベースとして利用するつもりなら、データをデータベースのやり方で保存する必要がある。空白のセルが数多くあるExcelシートは、柔軟性を考慮した構成ではないことをうかがわせる。この記事では、空白だらけの、つまりは問題だらけのデータセットを修整してみよう。

 筆者は64ビット版の「Windows 10」で「Office 2016」を使用しているが、この記事は、それ以前のバージョンにも応用できる。自分のデータで作業してもいいし、「.xls」または「.xlsx」形式のデモファイルをダウンロードしてもいい。

問題点

 図Aのシートは、問題などまったくなさそうにしか見えないデータのいい例だ。教師はこのシートを使って、生徒に与える学習賞を追跡している。残念ながら、この構成では各賞の受賞者が5人までに限られる。教師が6人目に賞を与えようとすれば、新しい列が必要になる。また、受賞者がいない賞もあり、空白が数多くある(筆者は、Tableオブジェクトで作業しているが、代わりにRangeオブジェクトを使用してもいい)。

 構成を考える際に、問題点を示す手がかりが2つある。

  • 数多くの空白セル
  • 既存データに対応する列の追加

 例に挙げたデータセットの場合、利用するのがExcelかAccessかに関係なく、各賞がそれ自体ひとつのレコードであるべきだ。

図A:このシートでは、各賞の受賞者が5人までに限られる。
図A:このシートでは、各賞の受賞者が5人までに限られる。

 ピボットテーブル機能を利用した場合に、この構成のままでどの程度うまくいくか見てみよう。

  1. データセット内のどこかをクリックする。(「ホーム」タブの)「挿入」、「テーブル」グループの「ピボットテーブル」の順にクリックする。現れたダイアログは、初期設定のままだ(図B)。古いメニュー形式のバージョンを使用している場合は、「データ」メニューの中に「ピボットテーブル」がある。
  2. 初期設定を変更する必要はないので、「OK」をクリックする。
  3. フレームが現れるので、「Award」(賞)フィールドを「行」ボックスにドラッグする(図C)。これまでのところは、まあまあいい感じだ。
  4. 今度は、「Recipient 1」(受賞者1)フィールドを「列」ボックスにドラッグしてみよう。これは、うまくいかない。すべての受賞者フィールドを追加しても役に立たない(図D)。
  5. 受賞者フィールドを「値」ボックスに移しても、大してよくならない(図E)。
図B:Excelは、設定を上手に予測してくれる。
図B:Excelは、設定を上手に予測してくれる。
図C:「Award」フィールドを「行」ボックスにドラッグした場合は、問題なく表示される。
図C:「Award」フィールドを「行」ボックスにドラッグした場合は、問題なく表示される。
図D:明らかに、何かがおかしい。
図D:明らかに、何かがおかしい。
図E:フィールドのドラッグ先がどこであろうと、意味をなさない結果になっている。
図E:フィールドのドラッグ先がどこであろうと、意味をなさない結果になっている。

あなたにおすすめの記事

関連記事

ホワイトペーパーランキング

  1. AWSユーザーはいかにしてAIと機械学習の活用で新しいビジネスモデルを構築したのか
  2. マネージャーに知ってもらいたい。社員の貢献意欲を向上させる魔法のような7つのヒント
  3. 働き方改革、買い手優位の市場、いまこそ見直すべき『営業力』最高でも最安でもなければ「営業力」が必要
  4. GDPR対応の盲点「サーバーインフラ」のセキュリティを高めよ
  5. データベースがビジネスのボトルネックになっていませんか?性能アップを10分の1のコストで実現を

編集部おすすめ

カテゴリ・テーマ特集ページ[PR]

サーバ
PC・モバイル
ストレージ
ネットワーク
仮想化
クラウドサービス
OS・ミドルウェア
開発
データベース
運用
セキュリティ
新興技術
財務・経理
人事・労務
マーケ・営業
購買・調達
生産・製造
データ分析
コミュニケーション
通信・通話
文書・コンテンツ
サイト構築
PCソフト
オフィスソフト
OCR
学習

ベンダー座談会

Follow TechRepublic Japan

このサイトでは、利用状況の把握や広告配信などのために、Cookieなどを使用してアクセスデータを取得・利用しています。 これ以降ページを遷移した場合、Cookieなどの設定や使用に同意したことになります。
Cookieなどの設定や使用の詳細、オプトアウトについては詳細をご覧ください。
[ 閉じる ]