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「Excel」で表の行に背景色--条件付き書式ルールで特定グループを同一に

「Excel」で表の行に背景色を付ける場合、条件付き書式ルールと補助カラムを使えば、特定のグループに対して同一色を適用できるようになる。ここでは、その手順を紹介する。

 テーブルのスタイルを適用すれば、1行おきに色のついた縞模様の書式を表に追加するのは難くない。手早く簡単にできる。だが、限界がある。塗りつぶし色の着いた行は1行ずつ、白の(つまり塗りつぶし色のない)行と交互にしか設定できないのだ。そのおかげで行を見分けやすくはなるが、グループを区別する役には立たない。複数行にまたがって塗りつぶし色を設定し、1行であれ数行であれ、グループ全体に色が着くようにしたければ、条件付き書式が必要になる。この記事では、補助カラムを使った条件付き書式ルールを紹介する。このルールを利用すれば、色の着く範囲が条件によって変わり、グループごとに色分けできるようになる。

 筆者は64ビット版の「Windows 10」で「Office 2016」を使用しているが、ここで紹介するテクニックは、それ以前のバージョンでも利用できる。自分のデータで作業してもいいし、「.xls」または「.xlsx」形式のデモファイルをダウンロードしてもいい。

データ

 こちらで用意した簡単なデータセットを図Aに示す。見ればわかるように、3つの列に値の重複があり、5列すべてに重複がある可能性だってある。1行おきに色が着く書式は、使おうと思えば使えるが、ここで求めているのはそうした書式ではない。具体的に言えば、データセットを「Region」(地域)列を基準にして並べ替えた場合に、同じ地域のレコードすべてが同じ色になるようにしたいのだ。

図A:データを並べ替えた場合に複数行にまたがって塗りつぶし色を設定できる書式を作成していく。
図A:データを並べ替えた場合に複数行にまたがって塗りつぶし色を設定できる書式を作成していく。

内蔵のスタイル

 Excelに最初から内蔵されているテーブルのスタイルを利用すれば、1行おきに色のついた書式をすぐに追加できるが、この書式では色でグループ分けできない。この機能を利用するのがどれだけ簡単か見てみよう。

  1. データセット内のどこかをクリックする。
  2. (「ホーム」タブの)「スタイル」グループ内にある「テーブルとして書式設定」をクリックする。
  3. スタイルを選択する。
  4. 表に見出しがあるかどうかを確認する(図B)。
  5. 「OK」をクリックすると、選択したスタイルが適用される(図C)。

図B:表を作成する。
図B:表を作成する。
図C:内蔵のスタイルでテーブルの書式設定をする。
図C:内蔵のスタイルでテーブルの書式設定をする。

 この機能は、手早くできて便利だが、ユーザーの心を読むことはできない。図Dのように、ある列を基準に並べ替えても、書式は1行おきに色がついたままだ。「Excel」は高機能だが、それはいささか期待しすぎというものだ。

図D:常に1行おきに色のついた書式だ。
図D:常に1行おきに色のついた書式だ。

書式の拡張

 Excelで複数の行にまたがって塗りつぶし色を設定し、1つのグループを同じ色にするのに、心を読んでもらう必要はない。この例では、地域を基準として複数行にまたがって塗りつぶし色を設定したい。そのために、補助カラムを追加し、補助カラムの値を参照する条件付き書式ルールを追加する。

 第1段階は、補助カラムの作成だ。データセットの左か右に配置してもいいし、見えない場所に置いてもいい。だが、データセットと補助カラムの間に空白の列を残して、補助カラムの数式が、データセットともに分類されないようにしなければならない。後になれば、これがもっと意味をなすはずだ。

 以下の要領で補助カラムを作成しよう(編集部注:冒頭のリンクからダウンロード可能なデモファイルでは、「Data」シートにある表が3行目から始まっています。「Data」シートにある表を利用して以下の手順を試す場合、表が2行目から始まるよう1行削除ください。「Conditional Format」シートにある表の場合、既に以下の手順が適用された状態になっていますが、そのままで利用可能です)

  1. 「A3」を選択し、値「1」を入力する(空白の列を残すのを忘れずに)。
  2. 「A4」を選択し、数式「=IF(F4=F3,A3,-A3)」を入力する
  3. 「A4」の数式を範囲内の残りのセル(ここで例に挙げたデータセットでは、A5:A34)にコピーする

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