オフィスソフト

「Office」の使い方Q&A--「Excel」で複数条件に合うデータを抽出するには

今回の「Office」の使い方Q&Aでは、「Excel」のフィルターオプションを使って複数の条件でレコードをフィルタリングする方法を紹介する。また、「PowerPoint」のプレースホルダの使い方も説明する。

 今回の「Office」の使い方Q&Aでは、複数の条件でレコードをフィルタリングする方法を知りたいというJeanさんのために、「Excel」のフィルターオプションを紹介する。また、Andrewさんから、「PowerPoint」のプレースホルダの使い方を知らない同僚のために余計な苦労を強いられているという悩みが寄せられた。筆者がその同僚のトレーニングを手助けすることはできないが、Andrewさんがより効率よく作業ができるようにお手伝いしたい。

 筆者は「Office 2016」を64ビットの「Windows」システムで使用している。Excelのフィルターオプションは.xls形式でも利用できるが、その場合の作業の進め方について、この記事では説明しない。必要に応じて、.xlsまたは.xlsx形式のデモファイルをダウンロードしてほしい

Excelのフィルターオプション

 Jeanさんは2つの列の値を使用してシンプルなデータセットをフィルタリングしたいと考えている。彼女は、基本的な「フィルター」機能ではそれが不可能なことをすでに理解していたので、筆者はフィルターオプションの使用方法を説明した。図Aは、Jeanさんのものに似せたサンプルのデータセットだ。私はテーブルで作業をしているが、読者がフィルターオプションを利用するために既存のデータ範囲をテーブルに変換する必要はない。

図A:「TeamA」列と「TeamB」列には同じチーム名が多く含まれている。
図A:「TeamA」列と「TeamB」列には同じチーム名が多く含まれている。

 Jeanさんの目的は、フィルタリングによって、TeamA列とTeamB列に特定のチームが含まれるデータを抽出することだ。フィルターオプションでは、以下のいくつかの設定が必要になる。

  • リスト範囲。
  • 検索条件範囲。
  • フィルターを適用したデータセットを元のデータとは別の場所で操作したい場合は、抽出範囲。インプレースでフィルターを適用することもできる。

 リスト範囲はすでに設定されている(図Aのテーブル)。検索条件範囲は好きな場所に設定できるが、データセットのすぐ上にしておくと便利だ。図Bでは、新しい検索条件範囲(C1:E3)を指定している。検索条件範囲には、リスト範囲の1つの列を含めることも、すべての列を含めることもできる。見出しは必ず作成し、フィールド名はリスト範囲のフィールド名と一致させなければならない

図B:検索条件範囲を追加する。
図B:検索条件範囲を追加する。

 この範囲を定義する必要がある。Jeanさんは2つのチームの列を含めたいと考えている。また、TeamAまたはTeamBの特定のチーム(条件値)を含むレコードを探そうとしている。したがって、条件範囲には、見出し行に加えて2つの行に条件値を入力し、OR条件でフィルターが適用されるようにする必要がある(書式設定や左端のANDとORは必要ないが、今行っている作業を視覚的にわかりやすくするために設定している)。

 同じ1つの行に条件値を入力すると、Excel内ではAND条件でフィルターが適用される。適切なフィルターを以下のように適用すると、この動作をよく理解できるだろう。

  1. 条件値を適切なセルに入力する。ここでは、C2とE2の両方に「Franklin」と入力しよう。
  2. データセット内の適当な場所をクリックする。Excelは、隣接する空白行と空白列を利用してリスト範囲を判断する。
  3. 「データ」タブをクリックしてから、「並べ替え/フィルター」グループの「詳細設定」をクリックする。「Excel 2003」では、「データ」メニューで「フィルター」を選択してから、「フィルターオプションの設定」を選択する。既定ではフィルタリングしたデータがインプレースで抽出されるが、この例ではそのオプションを変更しない。既定のリスト範囲(データ範囲)は正しいので、変更する必要はない。
  4. 変更が必要なのは検索条件範囲だ。そのため、フィールド内をクリックしてから、手動でC1:E2の範囲を選択するか、この範囲を入力すればよい(図C)。ここで筆者が行3を使っていないことにお気づきだろうか。ここではAND条件でフィルターを適用するため、行2の条件値のみを考えればよい。
  5. 「OK」をクリックして、フィルターを適用した結果が図Dだ。選択範囲内で、フィルターの条件と一致しないすべてのレコードはExcelによって隠される。TeamAとTeamBの両方がFranklinとなっているレコードのみが表示されるのだ。
  6. フィルターをクリアするには、「並べ替え/フィルター」グループで「クリア」をクリックする。

図C:フィルターオプションを指定する。
図C:フィルターオプションを指定する。

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