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「Evernote」対抗のメモアプリ「Google Keep」を使いこなす--生産性を高める小技10選

メモアプリ「Google Keep」を使おうかと下調べをして、機能不足と判断したのなら、ここで紹介する小技10選を読んでほしい。Google Keepを強化し、作業効率を高められるはずだ。

 「Google Keep」は、筆者が毎日欠かさず使うツールの1つだ。PCからアクセスしても、Androidデバイスからアクセスしても、Keepは平均的なメモ取りツールとやや異なるスタイルで筆者の生産性を維持してくれる。ただし、Keepをメモ書きにしか使っていない人もいる。メモ書きは代表的な使用例だが、それでは、残念ながらKeepの重要な生産性機能が無駄になっている。そこで、ただのメモ取りにとどまらず、生産性向上に役立てられるよう、筆者の使っているGoogle Keepの優れた小技をいくつか紹介する。

 それでは始めよう。

ノートへのタグ付け

 筆者は、Keepに数百ものノートを保存している。これだけ多くなると、必要なノートを見つけるのは至難の業だ。ノートの海で溺れないようにするため、筆者はノートを作る際、必ずタグ(ラベル)付けを行う。ノート作成時に新しいタグを作る必要に迫られることもあるが、どのノートにもタグを付ける。こうしておくと、探しているノートがとても見つけやすい。Keepの画面で(左上にある)ハンバーガーメニューをクリックし、いずれかのタグを選ぶと、該当するタグの付いたノートだけが表示される。

色の指定、画像の追加

 ノートに色を付けたり、画像を追加したりできたところで、生産性向上に貢献する小技とは思えないかもしれない。ところが、タグで分類していても見つけるのに苦労するほどノートを増やしてしまった場合、ノートの色を変えるか、何か画像を追加すると、そのノートが目立つ。例えば、筆者は毎日見返す特に重要なノートを2つ持っていて、すぐに見つけられるようそれぞれ背景色を変えている。そのうえで、Keepの検索窓をクリックして目的のノートに付与した色を選ぶと、検索結果にそのノートが表示される。色が合わないのなら、見つけやすくなるよう画像を追加するとよい。

ノートでコラボレーション

 生産性と言えば、コラボレーションである。メモ取りアプリでコラボレーションなどオーバースペックのように思えるが、何か小さな作業で(とりわけ、日常的かつ移動中に)すべきものがある場合、簡単に処理するための最適なツールの1つがGoogle Keepであろう。ノートを作ってシェア(共有)ボタンをクリックすると、ほかのユーザーにアクセス権を与えられる。大量のノートを共有するのなら、共有相手のユーザー(またはチーム)ごとにタグを作っておくと、コラボレーションで使うノートを見つけやすくなるだろう。

リマインダ機能の活用

 Keepは、モバイル版とデスクトップ版の両方でリマインダが設定可能だ。リマインダの作り方は、ノートとほとんど変わらない。ただ1つ異なるのは、ChromeとGoogle Keepにリマインダをポップアップさせる時刻(または場所)をノート追加できる点だ(もちろんこれは「Google Chrome」を使っていることが前提だ)。リマインダは、重要なノートを忘れないようにできる優れた機能である。どんなリマインダを設定したのか分からなくなったら、(画面左上の)ハンバーガーメニューをクリックして「Reminders」をクリックすると、完了させていないリマインダがすべて表示されるので、いつでも確認可能だ。

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