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ビジネスチャットツールの選び方:管理のしやすさとセキュリティがポイント

ここ数年で急速に普及した個人向けチャットツール。メールやグループウェアと比べてさまざまなメリットがあるが、ビジネス利用には課題も多い。企業向け機能を備えたビジネスチャットツールの導入方法を解説する。

 プライベート用のコミュニケーションツールとして、ここ数年の間で急速に普及した「LINE」。特に若年層にとっては、日々の生活に密着したツールとして、いまやなくてはならない存在となった。そのためか、最近ではプライベートに留まらず、ビジネスシーンにおいても同僚や取引先との連絡にLINEを使うビジネスパーソンが増えてきている。

 確かにLINEのようなチャットツールは、旧来のメールやグループウェアといったビジネス用コミュニケーションツールと比べ、さまざまな面でメリットがある。ビジネスチャット製品「WowTalk」を提供するキングソフト 法人マーケティングDiv. ディレクター兼エバンジェリストの鈴木健彦氏によれば、メールと会議を中心とした日本企業の旧来の社内コミュニケーション様式は、もともと多くの問題をはらんでいたという。

キングソフトの鈴木健彦氏
キングソフトの鈴木健彦氏

 「メールには『コミュニケーションの記録を残せる』『長文の文面にも向く』といったメリットがある半面、即応性に乏しく、フォーマルな文面が求められるなど、コミュニケーションのスピード感が求められるシーンでは非効率な面も多い。また一般的な日本企業では無駄な会議が多く、労働生産性を著しく引き下げている。こうした無駄なメールや会議を減らすだけで、多くの日本企業は生産性を大幅に向上できるはずだ」

 そのことを肌で感じている若いビジネスパーソンを中心に、LINEのようなチャットツールの業務利用が広がりつつあるという。チャットはその場ですぐ相手とコミュニケーションが取れ、やり取りの内容も格式ばっておらず会話調なので、メールと比べコミュニケーションのオーバーヘッドがはるかに少ない。またチャットはもともと対面の会話をテキスト情報に置き換えたものなので、ちょっとした会議なら複数人によるグループチャットで済ますことも十分に可能だ。

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