文書管理 NTTデータ・イントラマート

intra-mart Accel Documents:検索や版管理もできる文書管理システム

 NTTデータイントラマートの「intra-mart Accel Documents」は、業務で発生するデータや文書を管理、保管、検索するための文書管理システムである。Windowsのエクスプローラライクなユーザーインターフェースを備え、ファイルのサムネイル表示、階層構造管理、ドラッグ&ドロップによる文書登録、検索、バージョン管理などの機能を備える。

 「キャビネット」「ドロワ」「フォルダ」「文書」の4つの階層構造から構成されている。文書をイメージ表示するサムネイル形式と、タグ情報や属性情報とともに一覧表示するリスト形式を切り替えられる。フォルダや文書の種類に応じて属性項目を設定したり、ドラッグ&ドロップで新規文書を登録したりできる。

 文書一覧では常に最新版を表示する。文書を更新した際は、バージョン履歴を参照することで旧版を閲覧できる。文書の更新にはチェックアウトとチェックインの機能を使用する。チェックアウトすると文書がロックされ、文書の同時更新を防止する。チェックアウトした文書はチェックインすると登録される。

 検索機能では、保存した場所による階層検索、登録したキーワードによる条件検索、全文検索、文書に付与したタグによるタグ検索、保存した過去条件による検索が可能。頻繁に使用する文書については、検索条件を登録しておくことで、ワンクリックで目的の文書を引き出せる。

 WordやExcelで作成した文書を「セキュア文書」に設定すると、ユーザーのアクセス権に応じて、格納されている文書を編集不可能なフォーマットに変換してダウンロードさせる。例えば、「読み取り権」のみを持つユーザーがアクセスした場合、印刷禁止やコピー禁止などのセキュリティ設定を施したPDF形式に変換してダウンロードさせる。

 アクセス権はドロワ、フォルダ、文書に対して、会社、組織、グループ、ユーザーなどの単位で設定可能。ユーザーによる文書の操作履歴をログとして保管し、いつ誰が文書に対してどのような操作を実行したのかを確認できる。ドロワやフォルダを監視対象に指定しておくと、文書のアップロード、チェックイン、削除などの操作があった場合に通知する。

 同社のシステム共通基盤「intra-mart Accel Platform」とクラウドサービス「Accel-Mart」で動作する。モバイル環境からも閲覧可能。intra-mart Accel Platformが標準搭載するワークフロー機能「IM-Workflow」と連携して文書を受け渡せる。

intra-mart Accel Documentの表示画面切り替えとバージョン履歴画面
intra-mart Accel Documentの表示画面切り替えとバージョン履歴画面(NTTデータイントラマート提供)
intra-mart Accel Documentsの概要
用途と機能業務で発生するデータや文書を管理、保管、検索するための文書管理システム
特徴直感的なユーザーインターフェースを備え、ファイルのサムネイル表示、階層構造管理、ドラッグ&ドロップによる文書登録、検索、バージョン管理などの機能を備える
サーバ環境Windows Server 2008 R2/2012/2012 R2、Red Hat Enterprise Linux 6.x/7.x
クライアント環境Windows 7 SP1/8.1 Update/10、Mac OS X 10.10以上、iOS 8.4.1以上、Android 4.4以上
税別価格intra-mart Accel Documentsは50ユーザーまでが80万円、100ユーザーまでが130万円、など。intra-mart Accel Platformは100万円から

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