トッパン・フォームズの「DocValue」はクラウド型の文書情報管理サービスだ。契約書や領収書、企業内帳簿ファイルなど長期保管が必要な書類を電子化し、イメージファイル形式で一括管理する。
電子化された文書情報や画像データをクラウド環境に保存し、タイムスタンプを活用して「e-文書法」や「電子帳簿保存法」に適応した形式で長期保管する。クラウド上に保存することで書類の保管費用や倉庫までの運搬費用を削減できる。
保存した文書や文書を登録しているフォルダの状態を監視する機能もある。「指定した文書の状態が変化した」「指定の期日になった」「フォルダの文書数が指定した数になった」といった、あらかじめ設定した条件で通知する機能があるため、更新が必要な文書の処理漏れなどを防げる。
スキャニングやデータ入力などによる文書情報の電子化は、同社がビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）サービスとして請け負う。拠点に人員を派遣するオンサイトと、同社センターで処理する方式から選べる。
| 用途と機能 | クラウド型の文書情報管理サービス |
|---|---|
| 特徴 | 契約書や領収書、企業内帳簿ファイルなど、長期保管が必要な書類を電子化し、イメージファイル形式で一括管理する。保存文書やフォルダ状態を監視する機能もある。通知機能で更新が必要な文書の処理漏れなどを防げる |
