ワークフロー

X-point:流れを変えずに電子化して業務を効率化できるワークフロー

ワークフローシステム「X-point」は、あらゆるオフィスワークを電子化し、作業負担を軽減する。紙文書やメールで行っていた申請・手続きと同じような感覚で、PCやスマートフォンから入力できるようになる。

X-pointのポイント

  • カレンダーからの日付入力、マスターデータ選択など手間をかけない工夫
  • ある申請書のデータをもとにほかの申請書を作成する関連書類が可能
  • 組織内の根回し対応として申請書を回付する前の事前通知も搭載

X-pointの製品解説

 エイトレッドの「X-point」はワークフローシステム。今まで使用していた書式をそのまま入力フォームのデザインに使えるため、紙文書やメールの時と同じような直感的な入力フォームで、PCやスマートフォンから入力できるようになる。クラウド版の「X-point Cloud」もある。

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 書類の申請者の手間をかけずに申請書を作成できる工夫がされている。

 書類は社内規定にあったフォルダを命名できる。あらかじめ用意されている申請書フォルダから勤怠届や稟議、経費精算などのフォームを選択する。

 申請書には入力支援機能も活用できる。日付はカレンダーから入力可能、経費精算では用途別に電車代やタクシー代、文房具などマスターデータから選択できるようにもなっている。

 入力が必須な項目やステップ別の編集権限設定などで申請者の入力不備を防ぐ機能も搭載されている。ツールチップ機能で入力フィールドごとに入力方法を教えることも可能だ。交通費精算書や休暇申請書など一般的に利用される申請書のサンプルが1000以上用意されている。

 申請書番号を自動で採番したり、申請印を押印したりもできる。自動採番は数字のカウントアップだけではなく、“固定の文字列+連番”“西暦+連番”といった番号体系を定義できる。申請後の承認ステップで採番したり、1つの申請書で複数の自動採番(申請番号、受付番号、決済番号)を利用したりもできる。

 関連書類機能は、ある申請書のデータをもとにほかの申請書を作成する機能。受注伝票をもとにして受注経費入力を作成するなど複数の書類を連携させることで二重登録の手間を省く。

 承認では、承認すると次の承認依頼書が開く、連続承認機能が利用できる。承認待ちの一覧画面から一括して承認できる機能も搭載。経理や管理などの承認書類が多い部門や上位役職者の負荷を軽減できる。代理承認機能も利用できる。

 承認ルートをもとにワークフローの経路を定義できる。申請書や申請者の部門、役割などを自動で判断して承認ルートを決めることも可能。申請者が意識、判断することなく社内規定に準じたルートをたどることができる。

 特定の個人の判断で承認者が決まる場合には、未定義ステップ機能で承認者を指定できる。承認ルートの1つのステップで指定できる承認者をできるだけグループや役職で指定することで各部門で共有して使い回せる承認ルートも設定できる。

 承認ステップに承認者が複数存在する場合、次のステップに進むための条件を設定することも可能。全員が承認したら次に進む“AND条件”、指定した人数が承認すると次に進む“人数指定”、承認者のうちの誰かが承認すると次に進む“OR条件”などに対応する。

 組織内の根回し対応として申請書を回付する前の事前通知機能も利用できる。

 申請書はウェブフォーム作成ソフト「eFormMaker」を活用。ドラッグ&ドロップでフィールドを配置、フィールドごとのプロパティを設定するだけでウェブフォームを作成できる。マスターデータ参照やカレンダー入力、数値自動計算、カンマ区切り、印影表示などの機能も設定すれば利用できる。

 オプションでグループウェア連携や外部システム連携が可能。

 30ユーザー以下で使える「Zero版」、1000ユーザーが使えるグループウェアと連携できる「Standard版」、1000ユーザー以上で使え、グループウェア&外部システム連携が可能な「Enterprise版」という3つのエディションが用意されている。利用するには、ソフトウェアとライセンスサービスを購入する必要がある。2年目以降はライセンスの購入だけですむ。

X-pointのまとめ
用途と機能ワークフローシステム
特徴日付はカレンダーから入力可能、経費精算では用途別に電車代やタクシー代、文房具などマスターデータから選択。ツールチップ機能で入力フィールドごとに入力方法を教えることも可能。申請書の自動採番、申請印の押印も可能。複雑な承認ルートにも対応
税別価格(基本パック)
Zero:ソフトウェア=20万円、ライセンス=5万円
Standard:ソフトウェア=60万円、ライセンス=9万円
Enterprise:ソフトウェア=120万円、ライセンス=18万円
導入企業ギオン、エービーシー・マート、松屋フーズ、はなまる、ブックオフコーポレーション、ほか

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