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人手を自動化する意義--データ連携のメリットを享受する

前回はデータ連携の歴史や概略についてざっと見てきました。では、実際の現場ではどういった場面でデータ連携の力が発揮されるのでしょうか。

 前回はデータ連携の歴史や概略について解説しました。では、実際の現場ではどういった場面でデータ連携の力が発揮されるのでしょうか。ある架空の会社「A社」のシステムを例にとって見ていくことにしましょう。

システム同士をつなぐデータ連携

 A社ではいくつかのシステムが運用されています。販売管理システム、会計管理システム、人事管理システムの3つです。よくあるシチュエーションです。

 会計管理、人事管理の両システムについては、それぞれの業務が標準的な範囲で収まっているのでX社のパッケージ製品をそのまま導入しました。しかし、販売管理システムについては、既存のパッケージ製品では機能が不足しているところがあり、やむを得ずスクラッチで自社開発した経緯があります。

 下の図が現在のA社のシステム構成図です。それぞれ独立したシステムとして運用されています。


 ここで考えてみましょう。通常、会計システムには販売システムの売り上げデータなどが反映しなければなりませんね? しかし、システムはそれぞれ別システムですし、開発元も異なります。データが共有されることはありません。

 では、どうしているのでしょう。実は会計処理を担当しているSさんが毎月締日になると販売管理システム上でデータを見て集計し、会計管理システムの画面から入力しているのです。

 このSさんが担っている一連の処理を自動化するのがデータ連携ソフトウェアの役割のひとつです。Sさんが販売管理システムから会計管理システムに集計、入力することで発生しうる危険性やデメリットとして、次の点が挙げられます。

  • 集計ミス
  • 転記ミス
  • Sさんの作業工数
  • Sさんへの人的依存

 「いやいや、Sさんは丁寧な慎重な人なのでミスもしたことないし、作業は早いよ」なんて言うかもしれません。実際、うまく業務が回っているうちはだいたいこのようなことを言うものです。また、Sさんの作業工数や人的依存といったものは、目には見えません。ですから、なかなか問題が表面化することはなく、だれも気が付かないままに時間が過ぎていきます。そして、結果として、大きな問題となることも多いのです。

 例えば、Sさんが締日の前日に交通事故にあったらどうでしょう。すべての会計処理がストップしてしまうのです。これは会社にとって大損失です。

 しかし、データ連携ソフトウェアで販売管理システムのデータベースから会計管理システムへのデータベースへ販売データを集計し、データを書き込むという処理の実現はそれほど難しくありません。また、仮に会計管理システムへデータを自動で書き込むことがパッケージの仕様上できなかったとしても、例えばCSVファイルで一括入力できるのなら、そこまでのデータ連携を実現するだけでも十分リスクを回避できる範囲は広がるのです。


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